借款单由哪个部门负责？财务还是行政？别再被踢皮球了

上个星期三下午的时候，我在整理东西准备下班的时候接到老客户的张姐打来的电话，她的声音都要哭出来了。她是一名在文创产品公司担任行政主管的人，在被要求去催一笔已经拖延了半年之久的内部借款单子时，被告知这是为了给项目组预先垫付差旅费用而用的。张姐去找财务询问情况，财务总监冷冷地说：“这件事情属于行政部门管理范畴之内，并且还没有完成相应的审批程序，我们怎么能随便签合同呢？”回头再向项目部询问时，项目经理摊开双手说道：“没有拿到这笔钱的话我要出差怎么办？”

这就是典型的借款单是由哪个部门来管理的争执发生的地点。其实大多数公司的逻辑都没有理清楚，到最后受苦的是做工作的员工。我从事理财规划工作多年了，见过很多由于内部流程不清晰而造成资金链出现问题的企业，甚至有些公司就是因为这个问题把本来很好的生意给搞砸了。

借款单的审批程序是由谁来决定的呢？

很多人的第一反应就是：那就是财务吧，管钱的就是他们。其实这样的想法很幼稚。财务是最后的一道防线，控制着资金的进出以及账目的记录工作，但是如果把所有的责任都推到财务身上的话，那么这家公司就快要出问题了。

正确的方式是：发起部门对真实性负责、行政或者人事部门对流程合规性负责、财务部门对预算额度和账务负责。这件事情要三方面一起配合才行，缺少任何一个环节都不行。上一年我为一个从事进出口业务的小公司做了财务诊断，在该公司之前也是把所有的权力都交给了财务经理，但是这个财务经理与销售总监是好朋友，所以只要销售部提出一个理由就可以轻易地从公司里借到数百万来“维系客户关系”。

到年底的时候一看账本，啊哈，外面挂了二百多万的个人贷款，全部都是坏账。老板当时的脸色我到现在还记忆犹新，那是很不好的事情。因此你看到的是一个大大的坑，由单一部门来承担所有责任。

不同大小的企业，所对应的部门也大不相同

我也会说实话，在不同的发展阶段上，公司的做法是不一样的。十几个人的小团队，老板一般就是财务总监，借款单子放在桌子上，需要钱的人去找老板签个字就可以拿走，虽然简单粗暴但是也容易出问题。

到一百人的时候，这件事就该制度化了。一般有两条路径：如果是由员工本人借款的话，比如说预支工资、团建费用等等，那么一般是人事或行政部先进行初步审核；而如果是项目的采购或者是业务周转的话，则需要得到业务负责人同意之后才能进入下一步，此时财务部门介入的时间就要早一些，并不是等到合同都已经签订好之后再发现。

用户我的一个客户的公司曾经在装修工程中出了问题。行政的小姑娘不熟悉业务，在看到借款单上有“采购材料款”的字样之后便办理了相关手续，但是这笔钱却被项目经理用来偿还赌博欠下的债务。是谁的责任呢？行政说我是只看领导签字的人，财务说我只看发票抬头的人，到最后都没有人负责任，老板只好自己承担后果。

借款单档案管理中隐藏的大坑

除了审批之外，还有一个很容易被人忽视的问题是：借款单办完了以后由谁来管理呢？这不是一件小事情。很多公司在借的时候很积极，但是还钱时没有人去管它，结果就成了一个糊涂账。

见过最荒唐的一个公司，在档案室里放着三年前借的钱的欠条，有些借款人已经离职两年了，但是账还没有结清。这时再问借款单是谁来整理的话，财务就说人已经走了，我们去找谁呢？人事表示在离职手续中并没有提到这一点。

因此我给企业的咨询服务中都要求设立一个“资金台账管理员”。不管在哪个部门，都要有一名人员负责监控没有结清的账目，并且每月要出具一份报告，如果有人逾期的话就要立刻通知。虽然有点儿冷酷无情，但是可以拯救公司于水火之中。

一种简单的方法来判断

如果你目前在公司面对着一份借条束手无策的话，不知道该向谁求助的话，这里有一个比较笨的方法给你。根据借款用途中出现的关键词来判断：凡是和“人”相关的词语（如工资、福利、赔偿等），就去找人事部；凡是和“事”相关的词语（如采购、出差、招待等），就去找业务部门负责人。如果两者都有所涉及的话，那么就请出拥有最大签字权的人吧，并且不要害怕被踢皮球的问题，因为大家都会觉得自己的权限不足。

另外，在行业内还有一个小九九也可以透露出来。许多银行在对企业进行授信评价时都会查看企业内部的财务管理制度。如果借款单子管理得很乱，并且没有一个明确的责任部门的话，那么银行就会认为该公司的管理不符合标准，从而把你的授信额度减半。而这些百科词条上从来都不记载这样的事情。

到此为止，可能会有人提出疑问：如果公司没有规章制度，老板又不管的话，我又该怎么做呢？这件事情很难处理，各个城市的风气不一样，不同的企业在里面也各不相同。只能提醒大家注意自我防护、留有痕迹、以免以后出现纠纷时无处可诉。

借款单虽然很小，但是它却是企业资金安全的一道防线。把责任分得清清楚楚，并不是要逃避责任，而是为了让每一笔钱都能用到刀刃上。毕竟人家的钱是凭本事挣来的，你凭什么不给呢？

如果你对本公司流程的设计还拿不定主意的话，找一个专业的第三方来帮忙看一下会比较好一些。