有人因做账被罚80万，对于借款怎么样做账才能避坑？

2023年4月份的时候，在浙江进行了一次有关服装批发行业的采访，采访对象是一位姓陈的服装批发商。由于一笔五百万的借款没有按照规定做好账目记录，所以被税务局稽查人员发现了问题，并且要求其补缴税款和缴纳罚款共计八百万元左右。他说过的一句话到现在我还记得：早知如此的话，当初就应该老老实实地记账

这件事情说来也有些冤枉了。陈老板所借的钱都是有法律依据的，但是他的问题在于他不知道对于借款如何记账才算是合法的。他把借来的钱当作收入来记录，在账上显示出来的利润就很高了，相应的税收也就多了不少。之后想要修改的话，由于缺少凭证和流水不一致的问题越来越严重。

说实话，这样的坑我已经见多了。

借款记账的方法是首先要弄清楚这笔借款属于哪种类型

经过多年的采访之后，我才发现很多人的观念都存在误区。借款分为两部分：一部分是向银行贷款得到的钱，另一部分则是从个人或关联企业那里借来的。两种钱的记账方式完全不同，弄错了就会给自己挖坑。

银行贷款比较容易办理。当资金到达的时候，用借记卡存款的方式把钱存入到账户中，并且在相应的科目下增加一笔短期借款或者长期借款。每月计提利息，借方为财务费用，贷方为应付利息。该套程序教科书上有，按照它来做就可以。但是问题是，有多少小老板会按照这个去做呢？

去年我在苏州见到一位从事机械加工业务的人士，向他借了200万元，并且每月要还给他一万多块的利息。因为麻烦，所以把利息直接转入私人账户中去，账面上根本就没有反映出来。到年底进行审计时发现利润被夸大了，因此企业所得税比实际应该缴纳的多了十几万元。你认为这样划算吗？

个人或者与之有关联的企业之间的借贷记录的方法

受灾最严重的地区为该区域。其实，在十个和我聊天过的老板当中，有八个人的账目都是混乱的。

个人借款最重要的就是把借款合同、转账凭证和还款记录这三个东西准备好。我去采访了一个会计，在一家年营业额五千万元的企业工作了八年之后，她说：“很多老板认为向自己的亲朋好友借钱不需要签订合同，这个观点是错误的。”税务稽查时如果没有合同的话，这笔钱就会被当作收入来计算，并且要按照企业所得税进行补缴以及罚款。

具体的记账方法是什么？借款的时候用借记卡支付给对方，同时在银行存款账户上记录一笔负债——XX个人。还款的时候进行反向冲减。关于利息的部分，如果双方约定了利息的话就需要代扣代缴个税了，但是很多人都不清楚这一点，因此被坑的人很多。

给我留下深刻印象的是，在2022年年底的时候，有一位来自广东的建材商向他的舅舅借了100万元来周转资金，并且口头上答应给舅舅八厘的年利率。年底还款时把8万元利息一起转过去。那么结果是什么呢？税务稽查发现了没有代扣代缴个人所得税的情况，所以这八万元的利息收入没有进行申报，最终被补缴了个人所得税并且还要缴纳滞纳金。也就是说所有的手续都必须按照规定办理不能少一个环节。

借款的目的决定了记账的科目

这个问题我已经回答了很多次了。借来的钱用在什么地方，账目如何记载？

用作日常开支的部分，例如购买原料、发放员工薪酬等，则该笔借款所产生的利息应当计入到财务费用当中，并且影响到当期损益。用于购置固定资产的，比如说购买机器设备或者建造厂房，在资产达到预定可使用状态之前所发生的利息支出是可以资本化的，记入到相应的资产成本里去。这件事情虽然容易讲出来，但是做起来的时候却有很多人分辨不清。

有一个案例到今天我还记忆犹新。2021年我去山东采访一个做食品加工业务的企业时发现，该企业老板向银行借了300万元用来扩建新的生产车间。厂房建设了十八个月，在此期间产生的利息大约为四百万元左右。老板不明白，就把这四十多万元的利息全部算作财务费用了。根据会计准则的规定，这部分利息应当被纳入到厂房成本中去，并且以折旧的方式分摊开来。尽管不会影响到总的利润额，但是每年的利润分配不同，在进行税务申报时很容易引起注意。

那么这就是一个很大的问题了。不一定是这样的。但是税务稽查如果发现了你的问题，这些小细节就会变成突破口。

很容易被人忽视的一个地方

借款用途发生变化之后，账务也应当随之调整。这句话听上去是废话，但是真的有人中招了。原来用来购买设备的钱现在被用作股票投资了。账上还有“在建工程”、“固定资产”的采购款，其实这些钱早就进了股市。账面和实际情况不符的话就会被发现。

还款的时候账务怎么算

还款这一部分，很多人都认为很简单，把钱还了就算完成了吗？并不是这样。

本金归还的时候用借记短期借款或者长期借款、贷记银行存款。没有问题。但是利息怎么办？已经计提了的利息可以抵扣吗？逾期产生的违约金应该如何计算呢？这些问题都是容易出错的地方。

我曾经采访过一家会计师事务所的合伙人，他说，在被审计的企业中，大约有三分之一的企业在借款利息的账务处理方面存在缺陷。最常见的是利息计提不及时或者是计提金额与实际支付金额不符。时间久了之后，账面上就会留有很多“应付利息”、“预提费用”的字样，看到这些字眼都会觉得头大。

另外一件事情要提一提的是。提前还贷会收取违约金吗？如果有违约的话，违约金可以计入营业外支出中，并且不能作为税前扣除项。曾经有个人把违约金和利息合并在一起计算为财务费用来抵税。不要那么天真了，税务局也不会这么容易就上当受骗的。

借款做账存在的三种错误观念

第一种错误的观点是借款的时候不需要发票。这句话是对的一半。借款本身不需要发票，但是利息支付要提供利息发票或者银行回单。向金融机构贷款的话，银行会给你的利息回单。个人借款时，个人要到税务局去开增值税发票，否则你的利息支出不能在税前扣除。

第二种错误的认识是股东借款与公司的借款是相同的。并不是这样的。股东向公司借的钱如果超过一年没有归还的话，可能会被视为分红而需要缴纳20%的个税。我已经看到很多老板掉进去了，很心疼。反之，公司向股东借钱时，利率就不能太高了，否则在税务方面可能会得不到认可。

第三种错误的观点是认为借款做账是会计的事情。这样的想法很幼稚。借款合同如何签订、利率怎样确定、用途又该如何填写，这些问题都会对做账产生影响。我去采访了一个财务总监，她说：“老板在签借款合同前从不问我的意见，等到钱打到账户里再把事情丢给我处理，到时候这笔账该怎么算？”凑合着记吧。“

这句话听起来很无奈，但是这是许多企业所处的状态。

一些有用的记账方法

第一点就是借款合同要规范化。利率、期限、使用目的以及还款的方式都写得很清楚。不能因为认识对方就随便答应下来，万一出问题了也没有证据可以证明。

第二条是流水要清楚。把钱借给谁、借给哪个银行卡、还钱时用哪个银行卡、利息怎么算，最好是通过公司的账户进行转账。私户和公户混在一起使用的话，到最后自己也分不清了。

第三点就是凭证要全。借款合同、银行回单、还款凭证、利息发票或者收据等等都应当进行存档保管。被我采访过的会计们普遍认为，大部分老板都不在意凭证的存在与否，随便丢弃，到需要用的时候却找不到。

第四、定期核对。每过一个季度或者半年的时候都要把借款账面上的钱数跟合同上的金额进行比对，看是否有漏掉的地方或者是计算错误的情况。这件事情并不难办到，但是可以避免很多麻烦。

到此为止我想到的是陈老板临走时对我说的话。他说：“借钱做账这件事儿表面上看不怎么起眼，但是真的会要人命。”目前聘请了一个兼职会计来每月帮其核对借款账目，虽然开支不大，但是心里踏实了很多。

如果手中有借据的话，可以翻一翻账本，看里面是否有我所说的那些问题。有问题要早改正，不要等到税务局来查的时候再后悔莫及。